TRANSCRITO DO SITE SERPRO  -  Tema 157 - ANO VII - Nº 57 - 2001

GED e Workflow - Soluções Inovadoras para nossos clientes
 

Valéria Esther Nigri Musafir (*)

1 - Introdução

Atualmente, os documentos em mídia papel são os mais utilizados e, devido principalmente as imposições legais, ainda deverão continuar a existir por algum tempo. No entanto, seu uso coloca diversos problemas, tais como: o alto custo de armazenamento causado pelo espaço ocupado e às condições em que devem ser preservados, a grande dificuldade em sua manipulação e a alta probabilidade de deterioração pelo uso. Esses documentos gerados na própria organização ou provenientes do mundo externo são do tipo fax, correspondências internas e externas, processos jurídicos etc.

Além dos documentos em papel, existem outros em meio magnético e óptico, como e-mails, textos produzidos por editores, planilhas e relatórios eletrônicos.

O armazenamento, o gerenciamento e a recuperação de toda essa massa de informações de forma ágil e segura é um grande desafio. Dessa forma, qualquer método que possa reduzir o volume de papel e ao mesmo tempo simplificar as tarefas envolvidas em sua manipulação trará, sem dúvida, um aumento substancial à produtividade e rentabilidade das empresas. Para resolver problemas dessa natureza, a indústria de informática propõe o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Evidentemente, esses documentos participam dos diversos processos de negócios das organizações. Em cada um desses processos é realizado um conjunto de tarefas, são tomadas decisões e os documentos são direcionados para diversos postos de trabalho. A automatização desses processos objetiva a melhoria da qualidade e o ganho de produtividade, aumentando a competitividade das empresas e a redução do tempo envolvido. Os sistemas de Workflow constituem-se em uma solução para atender a essas necessidades.

2 - Conceituação Geral

2.1 - GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GED é definido como a "tecnologia que facilita o armazenamento, localização e recuperação de informações estruturadas ou não, em formato digital, durante todo o seu ciclo de vida". De forma geral, essas soluções são compostas pelos módulos de Document Imaging, COLD/ERM e Document Management:

Document Imaging (DI) – Gerenciamento de Imagens: esse módulo é responsável pela transformação do documento papel em uma imagem digital, permitindo a sua manipulação nesse ambiente. Esse processo abrange três etapas: a digitalização do documento por meio de um scanner, seu armazenamento (gravação em CD-ROM, DVD, Disco Óptico ou Disk Array) e o gerenciamento (consultas, pesquisas etc.) das informações em meio digital.

COLD/Enterprise Report Management - Gerenciamento de Relatórios Corporativos: COLD (Computer Output to Laser Disk) substitui a tecnologia COM (Computer Output to Microfilm) como forma de armazenar grandes volumes de dados provenientes de sistemas computadorizados (arquivos spool). Em vez de serem impressos, os relatórios são gravados em mídia magnética/óptica e disponibilizados aos usuários, para consulta, no vídeo, por meio de um visualizador próprio.

Document Management (DM) – Gerenciamento de Documentos: tem por objetivo o controle e armazenamento de documentos produzidos por programas de computador, tais como: Word, Excel, PowerPoint etc. Uma funcionalidade interessante de módulos desse tipo é a utilização de serviços de biblioteca que possibilitam o controle das diversas versões de um documento.
Com o crescimento da Internet, surgiu o termo Web Content Management (WCM), que trata do gerenciamento do conteúdo de informações e o que o diferencia do DM, da publicação desse conteúdo na Web.

2.2 - Workflow
Uma vez organizada a informação na empresa, precisamos conhecer o fluxo do processo do negócio, em outras palavras, o seu Workflow. Este é um conceito antigo que sempre existiu nas organizações. A novidade está na automação do controle do fluxo dos processos e o Workflow funciona como elemento aglutinador das ações pontuais de cada uma das etapas dos processos.

O foco principal reside em saber quem fez que parte do trabalho, em que ordem e sob quais condições (os 3Rs do Workflow – Routes /Rotas, Roles/Papéis e Rules/ Regras). Para sua utilização é primordial que o trâmite de documentos, com as etapas e atividades envolvidas, esteja completamente sistematizado.

Podemos conceituar Workflow como o elemento responsável por gerenciar o fluxo dos processos da empresa permitindo um controle automático de tarefas, eventos e prazos, com o intuito de atingir os objetivos do negócio. As diversas soluções de Workflow podem ser grupadas nas seguintes classes:
· Produção: processos de missão crítica de relevante valor agregado, com alto grau de estruturação nas regras de roteamento, controle e acompanhamento e com volume significativo de ocorrências repetitivas.
· Colaborativo: coordenação das atividades de um grupo de pessoas, trabalhando juntas para a execução de um projeto, porém com regras e fluxos de baixo grau de estruturação.
· Administrativo: processos administrativos com baixo valor agregado ao negócio e orientados para o roteamento de formulários e de documentos com baixo grau de estruturação.
· Ad-hoc: processos eventuais com regras e fluxos com baixo grau de estruturação.

Enquanto em um sistema tradicional o trâmite do processo necessita de intervenção humana, ou seja, é passivo, em um sistema de Workflow isso é realizado de forma automática. Para tal, os sistemas de Workflow, independente de sua classe, abrangem diversas funções, dentre as quais podemos destacar:
· Seqüenciamento: controle da seqüência de execução das diversas atividades do processo;
· Controle de Tempo: estabelecimento de limites de tempo para a realização das tarefas;
· Roteamento: caminhos alternativos de execução das tarefas (seqüencial, paralelo e condicional);
· Atribuição de Papéis: capacidade de rotear uma ação para um papel/perfil de usuário quando uma condição for satisfeita ou um prazo se esgotar;
· Monitoramento: facilidade de acompanhar a situação das tarefas e o trâmite das ações tomadas no processo.

3 - Política de Uso das Soluções de GED e Workflow

No início do ano, a diretoria do Serpro, atenta à importância dessa tecnologia, aprovou a "Política de Uso das Soluções de GED e Workflow" com o objetivo de definir uma visão estratégica do assunto. A orientação foi de que a Empresa atuasse neste segmento por meio da adoção da solução de mercado que se mostrasse mais adequada para cada cenário de negócio e ambiente operacional existente em nossos clientes. Não seria viável adotar ou padronizar o uso de uma única solução tecnológica.

Com o objetivo de se identificar, no mercado, as soluções mais adequadas para atender às necessidades específicas dos clientes do Serpro, foi elaborado o Edital de Convocação para as Soluções de GED e Workflow. Foram pré-selecionadas quatro soluções que comprovaram atender às premissas estabelecidas pela Empresa.

Dessa forma, a definição da solução a ser usada em uma demanda específica seria determinada pelas características próprias do projeto, tais como: arquitetura, volume, complexidade, ambiente operacional e funcionalidades exigidas.
 

4 – GED e Workflow no Brasil

No Brasil, observamos que as empresas estão iniciando a adoção dessas soluções pelo módulo de Imaging ou COLD, deixando o módulo de Workflow, que é mais complexo, para uma etapa posterior. Entretanto, está crescendo a utilização dessa tecnologia e todos pretendem utilizá-la na Web. A terceirização da digitalização e do armazenamento está cada vez mais sendo usada na área bancária, onde estão os maiores usuários, no Brasil, no uso desta tecnologia. Para o armazenamento, a tendência é se utilizar cada vez mais discos magnéticos em detrimento de discos ópticos, devido à redução de seu custo.

Os principais pontos positivos do uso dessas soluções são: o aumento de produtividade, a redução de custo com papel, o aumento da segurança devido à eliminação do trâmite de documentos originais, a redução do espaço de armazenamento, a mobilidade dos arquivos (contingência), a redução do tempo de respostas para acesso às informações e a agilidade no tratamento de exceções (Workflow).

No que diz respeito às dificuldades encontradas, elas são referentes a barreiras culturais, à exigência de mudança comportamental dos usuários que não dispõem mais do papel, à falta de sistematização e padronização dos procedimentos da corporação e ao receio do desemprego, principalmente com a implantação de aplicações de Workflow.
 

5 - Casos de Uso da Tecnologia

As áreas de negócio detectaram algumas aplicações apropriadas para o uso desta tecnologia. Seguem alguns exemplos dos clientes da SUNSP, SUNAR e SUNAF.

Procuradoria Geral da Fazenda Nacional
O Processo Administrativo Fiscal Virtual prevê que os processos eletrônicos advindos da SRF, para inscrição em dívida ativa, em vez de serem impressos sejam visualizados na tela do computador, através da tecnologia COLD/ERM, onde os procuradores poderão analisar os processos com mais facilidade. Hoje são impressos, ao ano, 24 milhões de páginas para compor esses processos, que se espera passem a existir apenas no mundo virtual.

Tribunal Regional Federal da 3ª Região
Foi publicado recentemente um edital para a contratação de hardware e software para GED e Workflow para o Projeto de Execução Fiscal Virtual. Esse projeto objetiva informatizar e automatizar, através de Workflow, os procedimentos que integram as entidades exeqüentes à Justiça Federal, agilizando o andamento desses processos.

Ministério do Planejamento
Foi elaborado um protótipo utilizando um software de Workflow com formulários XML para o Sistema de Concessão de Diárias e Passagens para viagens nacionais. O sistema prevê conexão com os sistemas SIAFI, SIAPE e com a Imprensa Nacional, para a publicação, no Diário Oficial, de viagens internacionais, além do uso de certificação digital.

STN
O Sistema Gestão de Documentos pretende utilizar as tecnologias de GED e Workflow, para gerenciar os documentos da STN. Inicialmente está prevista a digitalização, armazenamento e recuperação das pastas contendo toda a documentação dos servidores. Posteriormente seria desenvolvido um sistema em Workflow para automatizar o trâmite dos documentos no âmbito da STN.
 

6 - Comentários Finais

A utilização da tecnologia de Workflow deve ser considerada na implantação de sistemas tipicamente processuais, cujo trâmite do processo possa ser automatizado, onde haja necessidade de controle do tempo de execução das tarefas e com diversas pessoas participando do processo.

O Workflow evoluiu de sistemas que implementavam fluxos de documentos, para funcionar também como integrador. Além disso, existe uma tendência crescente em se utilizar a Web para a entrada de formulários, a distribuição de documentos e o envio de mensagens de alerta por e-mails. Na Internet, onde mecanismos adicionais de segurança são preponderantes, surge a necessidade do uso de criptografia e certificação digital para a execução de determinadas funções do fluxo do processo.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos está convergindo para Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management), devendo gerir não apenas os documentos da empresa como também os conteúdos provenientes de sistemas legados, bancos de dados, sistemas de imagem, COLD, DM e qualquer outro arquivo digital, através de uma interface única baseada em browser.
 

7 - Referências

www.aiim.org
www.cenadem.com.br
www.wfmc.org
www.waria.com



( * ) Valéria Esther Nigri Musafir - Mestre em Informática e Engenheira de Sistemas, ambos pela PUC/RJ. No Serpro há 15 anos, atuou nas áreas de Administração de Banco de Dados e de Engenharia de Software. Atualmente trabalha na Superintendência de Consultoria Tecnológica, apoiando as áreas de negócio e seus clientes, na adoção de soluções de GED/Workflow